Planos bem sucedidos para áreas e instalações para educação física, esportes e recreação não são obras do acaso. Eles resultam da iniciativa e da ação de indivíduos e grupos. Esta afirmação aplica-se a planos urbanísticos de longo prazo, bem como a planos atuais para áreas específicas e instalações. As autoridades municipais e diretorias escolares têm responsabilidades definidas e comando nas funções de planejamento. Contudo, a responsabilidade geral para a formulação de um plano diretor para uma municipalidade ou para uma unidade governamental de âmbito maior deverá ser atribuída a uma agência de planejamento legalmente constituída.

O planejamento de áreas e instalações para esportes, educação física e recreação deve ser formulado em consonância com o plano geral de desenvolvimento urbano da cidade. Não há desculpas para que as autoridades escolares ou de recreação ignorem o plano urbano ao adquirirem áreas para o desenvolvimento de projetos. Através de leis de zoneamento, regulamentos e programas de melhorias públicas, as autoridades metropolitanas exercem um alto grau de controle sobre atuais e futuros desenvolvimentos. Este controle proporciona a base para o planejamento urbano geral, o qual inclui escolas e áreas de esportes e recreação.

A provisão de áreas para educação física, esportes e recreação é reconhecida como elemento essencial no plano diretor de urbanismo. É da maior importância que as autoridades escolares e de recreação certifiquem-se de que a agência de planejamento responsável esteja totalmente informada no que se refere às necessidades básicas e funções dos atuais e futuros programas de atividades.

A variedade de unidades de serviços que envolvem programas de esportes, educação física e recreação necessariamente englobam muitas agências governamentais. Cada uma dessas agências deve planejar suas instalações e atividades no âmbito de suas responsabilidades, buscando complementar as instalações e programas das outras agências e no mais completo interesse de todos.

As principais agências são (incluem, mas não se limitam a):

- Secretaria de Esportes e Lazer
- Secretaria de Educação
- Secretaria de Obras – Divisão de Urbanismo
- Secretaria de Meio-Ambiente
- Secretaria de Transportes - Departamento de Trânsito

Embora sem responsabilidade legal no processo, existe uma extensa variedade de serviços e organizações que têm grande interesse no resultado final do planejamento e que podem ser convidadas a participar, tais como clubes, escolas particulares, entidades de classe de ação social como SESI e SESC, faculdades, associações de bairros, grupos de teatro, de danças, de artes, etc.

A amplitude e abrangência dessas agências que administram espaços e fornecem serviços dentro de uma comunidade, evidencia a complexidade da coordenação de um processo de planejamento.

Um elemento básico na coordenação é a comunicação entre as agências e relacionamento pessoal entre os diretores de todas as agências envolvidas. Sem esses dois ingredientes, dificilmente haverá coordenação. Outra condição essencial é a existência de boa vontade e elevado espírito comunitário entre os planejadores.

A coordenação do planejamento é mais facilmente posta em prática quando uma organização é chamada a assumir o processo. Isto é mais facilmente obtido através de um comitê de planejamento na qual todas as agências envolvidas em esportes, educação física e recreação tenham representação. Em seus estágios iniciais, é importante que todos os planos sejam submetidos ao comitê para revisões e comentários. A menos que alguma entidade seja criada para realizar essa função, será inevitável a ocorrência de erros extremamente difíceis de corrigir no futuro.

Nem todos os tipos de agências mencionadas podem ser encontrados em uma única e determinada localidade. Em pequenas comunidades, onde nenhuma agência local esteja em condições de assumir a responsabilidade de desenvolver áreas esportivas e de recreação para toda a população, é possível obter-se serviços e assistência através de uma agência estadual, regional ou mesmo através de entidade experiente localizada em cidade próxima.

Todos os envolvidos no processo de coordenação devem estar a par das tendências de desenvolvimento nos campos da educação física, dos esportes e da recreação e devem encarar o processo de planejamento como algo dinâmico que envolve numerosos aspectos, nos quais cada uma das diversas agências desempenha um papel relevante. A cooperação sincera por parte dessas agências assegura o máximo de serviços e benefícios e inevitavelmente favorece a colaboração dos demais grupos interessados.